Ảnh: The Street

“Càng sớm càng tốt”

“Việc dùng cụm từ “càng sớm càng tốt” trong email sẽ tạo áp lực lên người nhận. Điều đó cũng ngụ ý rằng bạn đang bị chậm trễ”, nhà tâm lý Carole Lieberman nói.

"Nếu bạn cần câu trả lời gấp, hãy cho mọi người một thời hạn thực tế chứ đừng nên viết càng sớm càng tốt", bà Carole Lieberman khuyên.

Và khi bạn cần điều gì đó một cách nhanh chóng, hãy giải thích lý do tại sao.

"Thay vì chỉ cố gắng sử dụng quyền lực của bạn lên người đó, hãy nói cho họ biết tại sao điều này là quan trọng với bạn và tranh thủ sự giúp đỡ của họ", bà tư vấn.  

"Nghiêm túc chứ?"

"Nghiêm túc chứ?" nghe như một lời cảnh báo đối với người nhận, vì theo Lieberman: "Nó tạo cảm giác rằng người nhận email quá thiếu nghiêm túc và không chuyên nghiệp”.

Lieberman gợi ý một cách nói khác: "Tôi thực sự không đồng ý với kế hoạch đó. Đây là lý do tại sao tôi không đồng ý... Chúng ta có thể nói về điều này trước khi tiến hành các bước tiếp theo không?”.

"Thú vị đấy" hoặc những từ vô nghĩa

Theo ông Joe Weinlick - phó giám đốc tiếp thị của mạng lưới nghề nghiệp Beyond.com, kiểu email dở nhất chính là email thêm vào những từ vô nghĩa.

Điều này hay xảy ra sau giờ làm việc. Mọi người nhận được email, và trả lời ngay bằng những cụm từ vô nghĩa kiểu như “thú vị đấy”, hoặc "rất tốt”, chỉ để nói với người nhận là họ vẫn kiểm tra email dù đã hết giờ làm.

"Nếu bạn định gửi email - đặc biệt là gửi cho một nhóm người, hãy tự hỏi điều này có cần thiết? Không nên gửi email chỉ vì bạn muốn mọi người thừa nhận bạn, mà chỉ gửi cho họ khi bạn có một điều gì đó quan trọng cần nói hoặc yêu cầu", ông khuyên.

Ví dụ, nếu bạn đang bình luận về nội dung email mà bạn thấy thú vị, hãy cung cấp một số chi tiết cho thấy tại sao bạn thích nó: “Điều này rất thú vị bởi vì…", hoặc bạn chỉ cần lấy một câu trong email làm dẫn chứng cho mọi người thấy nó thú vị ra sao.

“CHÀO BUỔI SÁNG”

"Xin đừng hét lên CHÀO BUỔI SÁNG với tôi qua email", Weinlick nói. “Trên Internet, viết hoa toàn bộ chữ cái tương đương với tiếng la hét, còn sử dụng quá nhiều dấu chấm than giống như kiểu cười cợt của riêng bạn”.

“Khi bạn tiếp cận với một ai đó và muốn gửi cho họ một thông điệp vui vẻ buổi sáng, hãy nhớ giữ cho mọi thứ chuyên nghiệp. Nếu không, bạn có thể gây sốc và gây phiền nhiễu", ông thêm.

Ông kết luận: "Nhiệt tình có thể tốt cho email cá nhân, nhưng đối với email công việc, chúng ta hãy lịch sự và biết điểm dừng”.

“Xin cho bạn biết”

Cụm từ này có thể rất khó chịu, đặc biệt là khi nó được dùng để chuyển tiếp email gửi từ một người khác.

“Nếu bạn muốn tôi làm điều gì đó hoặc biết một cái gì đó, chỉ cần cho tôi biết", Weinlick giải thích. 

“Khi tôi nhận được một email có chữ “xin cho bạn biết”, tôi phải mất thời gian để xác định điều người ta muốn từ tôi. Nó khiến tôi phải đọc email kỹ hơn và cố gắng tìm ra bối cảnh”.