Trao đổi trực tiếp và nhanh chóng qua Skype tích hợp sẵn trong Office 2016 khi cùng xử lý một tài liệu - Ảnh: Microsoft

Trước khi phát hành chính thức, Microsoft đã mời mọi người dùng quan tâm dùng thử Office 2016 thử nghiệm (Beta) trong vài tháng qua. (xem "Cái nhìn đầu tiên về Microsft Office 2016")

Office 2016 đã hài hòa được với cả hai cách dùng giữa bàn phím-chuột và điều khiển cảm ứng bằng một giao diện tinh gọn. Những trình đơn (menu) gom theo nhóm chung ví dụ như File - Home - Insert - Layout - Review - View trên Word 2016.

Một số điểm nhấn hữu ích chung của bộ ứng dụng Office 2016:

Tính cộng tác: giúp các nhóm người dùng có thể cùng lúc gõ nội dung trên cùng một văn bản Word và xem được bản hiệu chỉnh của người khác ngay tức thì. Hiện chỉ mới có mặt cho các phiên bản Word, PowerPoint và OneNote trên máy tính (desktop), chưa hỗ trợ thiết bị di động.

Tích hợp sẵn Skype: một tính năng hỗ trợ giao tiếp trực tiếp khi cộng tác xử lý văn bàn - tài liệu, tích hợp xuyên suốt các bản Office Online và các ứng dụng máy trạm, giúp người dùng có thể nhắn tin tức thời (IM) trực tuyến, chia sẻ màn hình, đối thoại hoặc chat video ngay trong văn bản.

Nhóm Office 365 (Groups): tích hợp sẵn trong ứng dụng Outlook 2016 cho máy tính, và có tên ứng dụng (app) Outlook Group nếu dùng cho các thiết bị di động. Tính năng này giúp cả nhóm có trải nghiệm đồng nhất trên toàn bộ thiết bị.

Làm việc nhóm cùng lúc xử lý trên tài liệu từ Office 365 - Ảnh: Microsoft

Ngoài ra, giải pháp Office 365 mới với những ứng dụng và dịch vụ mạnh mẽ khác giúp các khâu cùng xử lý cộng tác hiệu quả hơn sẽ được ra mắt trong tương lai gần.

Dưới đây là một vài tính năng nổi bật của gói thuê bao Office 365 mới:

Office 365 Planner giúp các nhóm xây dựng tổ chức công việc như tạo ra các kế hoạch mới, tổ chức và thiết lập nhiệm vụ cho các thành viên, đặt ngày tới hạn (due date) và cập nhật trạng thái với các biểu đồ hình ảnh kèm thư thông báo.

Những cập nhật nổi bật của OneDrive for Business ("đám mây" cho doanh nghiệp) sẽ được giới thiệu trong tháng này cho toàn bộ các trải nghiệm đồng bộ, trình duyệt, di động (mobile), quản trị IT và bản cho nhà phát triển (developer). 

Bản đồng bộ kế tiếp cho máy trạm của Windows và Mac sẽ đưa ra trải nghiệm người dùng cải tiến, nâng cao tính tin cậy và các tùy chọn đồng bộ, và gia tăng giới hạn về kích thước file cũng như tổng dung lượng.

Được giới thiệu trước đó, tính năng GigJam ra mắt hôm nay trong bản xem trước (preview) sẽ trở thành một phần của dịch vụ Office 365 trong năm 2016. GigJam là phương thức hữu ích giúp các nhóm hoàn thiện nhiệm vụ và chuyển đổi được các quy trình nhờ phá vỡ các rào cản giữa những thiết bị, ứng dụng và những cá nhân trong nhóm.

Đối với người dùng cá nhân

Office 2016 cung cấp những tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) dựng sẵn, bao gồm:

Outlook 2016 đưa ra các hộp thư thông minh (Inbox) với khả năng tìm kiếm nhanh và tự động xóa bỏ những thư điện tử không cần thiết (ưu tiên thấp).  

Tính năng Tell Me như một trợ lý giúp người dùng nhanh chóng tìm được các tính năng đang cần hoặc câu lệnh phù hợp của Office, và tính năng Smart Lookup giúp tìm được những thông tin phù hợp từ trên web bổ sung cho tài liệu soạn thảo.

Chức năng Tell Me giúp tìm nhanh tính năng chèn nhãn thương hiệu (Watermark) vào tài liệu - Ảnh: The Guardian

Excel 2016 tích hợp tính năng xuất bản và đồ thị biểu thị dữ liệu theo kiểu mẫu hiện đại.

Dữ liệu được biểu thị bằng đồ thị hiện đại trong Excel 2016 - Ảnh: Microsoft

Tính năng danh sách tài liệu hay sử dụng gần đây (The most recently used documents list) giúp người dùng có thể chọn đúng ngay tài liệu đang soạn trước đó khi sử dụng thiết bị bất kỳ, dù soạn thảo trên Office Online hay ứng dụng Office Mobile hoặc trên phiên bản Office 2016 cho desktop.

Độ bảo mật tài liệu của Office 2016

Ứng dụng Office 2016 trong Office 365 đưa đến những khả năng mới tăng cường an ninh dữ liệu, an toàn thông tin cho doanh nghiệp. Một số tính năng chung gồm có:

Tính năng Data Loss Prevention có sẵn trong toàn bộ Word, PowerPoint, Excel và Outlook mới, giảm các nguy cơ rò rỉ các dữ liệu quan trọng.​

Office 365 Mobile Device Management tích hợp sẵn nhằm bảo vệ thiết bị của các doanh nghiệp và nhân viên, giúp kích hoạt khả năng chia sẻ dữ liệu an toàn trong phạm vi các tập đoàn.

Multi-factor Authentication (định danh đa dạng) đảm bảo việc truy cập an toàn vào các nội dung tài liệu khi người sử dụng không ở trong mạng công ty.​ Họ phải chứng thực qua nhiều lớp mới chạm tay đến được tài liệu công ty.

Ứng dụng Office 2016 được phát hành cho 47 ngôn ngữ bao gồm tiếng Việt, chạy trên nền tảng Windows 7 trở lên. Trong ngày 22-9, người dùng Office 365 bắt đầu có thể lựa chọn để tải về ứng dụng Office 2016 mới theo quyền hạn của thuê bao trả phí, hoặc cập nhật tự động bắt đầu cho thuê bao từ tháng sau. Office 2016 cũng sẵn sàng trên thị trường dưới hình thức mua gói bản quyền một lần cho cả hai dòng máy PC và Mac. Phiên bản Office 2016 cho máy Mac (OS X) - Ảnh: Microsoft Office 2016 dùng cho nhiều dạng thiết bị gồm máy tính Windows, Mac hay thiết bị di động như điện thoại thông minh (smartphone) và máy tính bảng (tablet) - Ảnh: Microsoft