Phó chủ tịch UBND TP.HCM Lê Mạnh Hà - Ảnh: Cát Khuê

Đây được xem là một động thái cứng rắn để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính ở hệ thống chính quyền của thành phố.

Vì sao việc sử dụng email - một việc tưởng như rất thông dụng và hữu ích - lại phải bắt buộc bằng một biện pháp mạnh như vậy?

Nếu cách đây hơn mười năm, nói đến email ở VN, nhiều người có thể thấy xa lạ.

Còn hiện tại, email đã đi vào từ điển tiếng Việt và quá quen thuộc với mọi người. Quen thuộc đến độ dù nó là tiếng Anh nhưng chẳng cần dịch ra tiếng Việt thì nhiều người vẫn hiểu ý nghĩa của nó.

Nó quen thuộc vì đó là một phương tiện cực kỳ hữu ích trong công việc hằng ngày của nhiều người.

Nhưng với con số 50% lãnh đạo các cơ quan ban ngành trên địa bàn TP.HCM không dùng email và 100% không dùng email ở Sở Lao động - thương binh và xã hội TP.HCM thì đó lại là chuyện lạ có thật giữa một thành phố được xem là năng động nhất nước.

Từ năm 2008, Thủ tướng Chính phủ đã có chỉ thị tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, trong đó nêu rõ từ ngày 1-1-2009, tại những nơi đã bảo đảm về hạ tầng kỹ thuật, “bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử vào hoạt động của cơ quan nhà nước”.

Nghĩa là việc sử dụng email không chỉ khuyến khích mà là một yêu cầu phải thực hiện.

Thật ra, trước khi có chỉ thị của Thủ tướng, nhiều lãnh đạo trong Chính phủ cũng đã sử dụng email vào công việc một cách thường xuyên và hiệu quả.

Năm 2003, tại một hội nghị, ông Vũ Dũng - đại sứ VN tại Nhật Bản - công bố email của mình trước hàng trăm doanh nghiệp và hứa sẽ trả lời tất cả email hỏi đáp của doanh nghiệp.

Năm 2004, ông Mai Ái Trực, bộ trưởng Bộ Tài nguyên - môi trường, cũng công khai email của mình để tiếp nhận và trả lời những thắc mắc liên quan tới lĩnh vực bộ quản lý.

Phó thủ tướng Vũ Đức Đam thì được giới báo chí nhắc đến là một vị lãnh đạo biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc từ rất sớm, đặc biệt là trong trao đổi thông tin qua email.

Khi một ứng dụng công nghệ thông tin hữu ích thì tự thân mỗi người sẽ tìm cách để sử dụng nó. Trường hợp những vị lãnh đạo trên không phải hiếm trong Chính phủ hiện nay. Nhưng vì sao nhiều cán bộ, công chức ở TP.HCM không sử dụng email?

Tình trạng như ở TP.HCM không phải cá biệt mà phổ biến đối với cán bộ, công chức ở nhiều nơi. Trong danh thiếp của nhiều cán bộ, công chức đều có một địa chỉ email.

Tuy nhiên, thói quen làm việc theo phương cách cũ đã khiến việc sử dụng email bị hạn chế.

Và không loại trừ tư duy làm việc kiểu “muốn nhanh thì phải từ từ” đã quá ăn sâu vào đội ngũ cán bộ, công chức ở nhiều nơi vì chỉ “từ từ” mới đẻ ra những loại phí bôi trơn có lợi cho họ.

Thời buổi thông tin thay đổi từng ngày, việc cập nhật, xử lý thông tin, giải quyết công việc không thể tính theo hạn hằng tuần, hằng ngày nữa mà đòi hỏi phải tính theo từng giờ, từng phút.

Quy định cắt thi đua có thể khiến email được sử dụng nhiều hơn thay cho cách gửi công văn, giấy tờ qua đường bưu điện truyền thống.

Nhưng nếu chỉ buộc phải sử dụng email mà không tính đến hiệu quả xử lý thông tin trao đổi qua email thì dùng email cũng chỉ là hình thức. Thay đổi cách tiếp nhận thông tin nhưng cũng phải thay đổi cách thức xử lý công việc.

Nếu vẫn còn tư duy “muốn nhanh thì phải từ từ” thì email chỉ là một chi tiết làm “sang” trên mỗi tấm danh thiếp mà thôi.