Một doanh nhân ở TP.HCM hoạt động trong ngành thiết kế nội thất điều hành cùng lúc tám doanh nghiệp, trong đó có hai nhà máy sản xuất với hàng trăm công nhân, chia sẻ rằng ông đã thành công khi thay đổi từ mỗi ngày họp hai lần thành một tháng họp hai lần.

Khai thông luồng thông tin

Doanh nhân này kể khi quá mệt mỏi với chuyện họp, ông tự hỏi vì sao mình phải họp nhiều? Nguyên nhân tìm thấy là ở cương vị lãnh đạo, ông cần thu thập và tổng hợp thông tin để giải quyết công việc, do đó phải họp. Muốn ra quyết định báo giá cho công trình phải có thông tin khảo sát tính toán của kỹ thuật, tài chính, bản vẽ kỹ sư thiết kế nên họp. 

Muốn có thông tin về tiến độ thực hiện công trình cũng phải họp... Ông nhận ra luồng thông tin giải quyết công việc bị tắc nghẽn, hoặc do tài liệu bị phân tán manh mún, không tập trung đã khiến ông phải họp ít nhất một ngày hai lần.

Ông đã thay đổi bằng cách áp dụng công nghệ để khai thông luồng thông tin. Những thông tin khảo sát, bản vẽ, dự toán công trình được các bộ phận liên quan đưa lên phần mềm quản trị ngay khi hoàn thành. 

Ông có thể tương tác ngay với từng người hoặc cả nhóm dự án qua điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy vi tính. Tiến độ công việc hằng ngày đều được cập nhật bằng hình ảnh, số liệu trên ứng dụng nên ông có thể xem và phản hồi ngay ở bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào. Khi gặp sự cố trong quá trình triển khai, nhóm dự án có thể "họp" ngay qua các kênh truyền thông hiện đại tích hợp trong ứng dụng quản trị công việc.

"Bây giờ, mỗi tháng tôi chỉ họp với anh em hai lần, chủ yếu là để tâm sự, trò chuyện những chủ đề mới trong công việc hoặc cuộc sống" - vị doanh nhân này chia sẻ.

Cần tư duy quản trị mới

Kinh nghiệm thành công của vị doanh nhân nói trên cho thấy muốn giảm họp, lãnh đạo các tổ chức cần có tư duy mới về quản trị công việc.

Cả bốn bước của quá trình quản trị công việc, gồm hoạch định, triển khai, giám sát, tổng kết, có thể làm bằng cách khác: sử dụng các phần mềm công nghệ cộng với các phương tiện truyền thông hiện đại để trao đổi và làm việc trực tuyến thay thế cho việc họp trực tiếp. Người lãnh đạo cần cởi mở để làm quen với việc triển khai dự án, nắm bắt thông tin, kết quả công việc, tương tác với người tham gia bằng các thiết bị như máy tính, điện thoại di động.

Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần có tư duy cởi mở để chấp nhận những rủi ro khi ứng dụng công nghệ hiện đại. Những cuộc họp có ghi hình, truyền trực tuyến, toàn bộ lời nói và hành động diễn ra trong cuộc họp đều tự động ghi lại, trong đó có thể sẽ có những phát biểu lỡ lời, những hành vi không phù hợp trong quá trình điều hành. Rủi ro còn có thể xảy ra khi những "tài liệu" cuộc họp bị phát tán trên mạng xã hội.

Tư duy cởi mở của người lãnh đạo còn thể hiện khi đóng vai trò chủ tọa của những cuộc họp có mục đích như tìm kiếm ý tưởng, giải pháp. Người lãnh đạo cần mở lòng để lắng nghe những ý kiến trái chiều, mới lạ, có như vậy người tham gia cuộc họp mới cảm thấy thoải mái để góp ý, chia sẻ ý tưởng. 

Khi tham gia tranh luận, phản biện người lãnh đạo cần khiêm tốn, nhẹ nhàng để tránh gây hiểu lầm đang thể hiện uy quyền lãnh đạo khi đưa ra những ý kiến của mình áp đặt người khác phải nghe theo.

Việc ứng dụng công nghệ trong quản trị còn cho phép người lãnh đạo có thể mở ra cơ hội trao quyền cho cấp phó để điều hành những công việc hay cuộc họp phù hợp với chức năng và quyền hạn của từng người. Từ đó, người lãnh đạo không cần họp mà vẫn có thể nắm được thông tin, dữ liệu kịp thời.