1. Điều phối viên là ai?

 là người sắp xếp, tổ chức và lập kế hoạch công việc một cách suôn sẻ, thuận lợi. Nhân viên điều phối là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn, quản lý, đảm bảo nhân sự chuẩn bị và thực hiện các công việc ở mức tốt nhất.

Là một người điều phối, bạn phải giữ tinh thần khách quan để trong quá trình làm việc không bị những quan điểm cá nhân chi phối. Công việc này đòi hỏi  và quản lý cao nên chỉ thích hợp với những người có khả năng multi-task.

2. Mô tả công việc điều phối viên

2.1 Nhiệm vụ đối ngoại

Nhân viên điều phối là người chịu trách nhiệm kết nối với các đối tác để thực hiện các hoạt động ngoài công ty. Một số công việc cụ thể như:

● Xây dựng chính sách và tích hợp các hoạt động tại nơi làm việc.

● Phối hợp với các công ty đối tác trong việc tổ chức công việc.

● Thực hiện các hoạt động hỗ trợ dự án và công việc với sự hợp tác của các doanh nghiệp liên quan.

● Xây dựng các chương trình liên kết để mở rộng thị trường kinh doanh của công ty và tạo thêm môi trường phát triển cho các sản phẩm của công ty.

2.2 Nhiệm vụ đối nội

● Hợp tác với các bộ phận liên quan như dự án, thiết kế để hoàn thành một số công việc nội bộ.

● Sau khi các dự án được phê duyệt, người điều phối sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng dự án. Sự rõ ràng này giúp công việc được thực hiện và vận hành dễ dàng.

● Ghi nhận các phản hồi, kết quả dự án và hỗ trợ chỉnh sửa dự án kịp thời nếu có sự cố.

● Báo cáo định kỳ tình hình thực hiện kế hoạch của công ty.

● Báo cáo thường xuyên là quan trọng đối với bất kỳ công việc nào để theo dõi mức độ hiệu suất và đưa ra định hướng cho các bước tiếp theo.

3. Kỹ năng cần có đối với vị trí điều phối viên

Những người muốn trở thành nhân viên điều phối phải nắm rõ các yêu cầu về kỹ năng khi bắt đầu ứng tuyển.

3.1 Kỹ năng điều phối

Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với công việc này. Kỹ năng điều phối có nghĩa là bạn có thể phân chia công việc, làm người trung gian phối hợp và tạo động lực cho mọi người. Nếu không có khả năng này, bạn khó có thể hoàn tất một lượng lớn công việc.

3.2 Kỹ năng hướng dẫn

Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự vào đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn đổi mới nên nếu có công việc khó khăn hay mới lạ thì người điều phối cần phải biết cách giải thích, truyền tải thông tin đến mọi người và nghĩ cách hoàn thành nó một cách tốt nhất.

3.3 Quản lý thời gian

Điều bắt buộc đối với người điều phối sự kiện và tổ chức chương trình là phải hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Bạn không được để sự kiện diễn ra quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy, phân bổ thời gian để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là một kỹ năng rất quan trọng đối với công việc điều phối.

3.4 Cập nhật truyền thông và công nghệ

Với sự xuất hiện của hệ thống kỹ thuật và phần mềm hỗ trợ, việc điều phối nay đã dễ dàng hơn. Thay vì phải gặp gỡ và thảo luận thường xuyên, nhân viên điều phối có thể liên hệ với những người khác thông qua ứng dụng chia sẻ thông tin hoặc gửi email cho đối tác.

Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như tiếp thị và quảng cáo, ứng viên phải sử dụng thành thạo mạng xã hội. Khi đã quen thuộc và hiểu biết nhất định về các tính năng của phần mềm mới này sẽ rất có ích về sự hỗ trợ và triển khai điều phối.

3.5 Kỹ năng giao tiếp

Tính chất công việc điều phối cần làm việc với đối tác để hiểu mong muốn của họ nhằm triển khai kế hoạch. Ngoài ra, nhân viên điều phối cần phối hợp với các bộ phận, đơn vị khác để hỗ trợ và hoàn thiện dự án.

Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối có trách nhiệm tập hợp, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề. Vì vậy, để làm tốt vai trò của một điều phối viên, bạn cần có kỹ năng  và đàm phán tốt.

3.6 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho người làm điều phối mà còn cho hầu hết các lĩnh vực khác như một kỹ năng bắt buộc. Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp và bộ phận khác để có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc.

Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể giữ cái tôi của mình quá cao vì sẽ gây nên xích mích, bất hòa giữa mọi người mà cần biết cách lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của người khác.

(Còn tiếp)