Nguyên nhân quá tải họp hành không ở đâu khác mà từ chính bản thân nền hành chính. Nhận diện đúng nguyên nhân cũng chính là đã tìm ra các giải pháp cơ bản để giảm họp, lúc đấy mới nói đến nâng cao chất lượng các cuộc họp.

Thứ nhất, thể chế vận hành của nền hành chính hiện nay là nguyên nhân hàng đầu đưa đến vấn nạn quá tải họp hành.

Có thể thấy rất rõ sự phân cấp trung ương, địa phương và ngay cả giữa ba cấp địa phương (tỉnh, huyện, xã) vẫn chưa rõ ràng dứt khoát. Đó là mới chỉ đề cập đến quan hệ dọc (trên dưới), ngoài ra mối quan hệ ngang cũng chưa được qui định rõ. Nghĩa là vẫn chưa thực hiện được nguyên tắc mỗi việc chỉ do một cơ quan duy nhất chịu trách nhiệm, một địa chỉ, còn các cơ quan khác khi cần thiết giữ vai trò phối hợp. Vấn đề rắc rối ở đây là chưa có qui chế phối hợp thật khoa học, hiệu quả, thực chất, không rườm rà và tránh được điều tồi tệ nhất là quay lưng lại nhau!

Phải thấy rằng trong các thể chế vận hành chưa làm rõ mối quan hệ giữa cá nhân và tập thể, làm rõ mỗi người trong bộ máy phạm vi chịu trách nhiệm đến đâu, có những quyền gì.

Nói tóm lại, thể chế vận hành của bộ máy hành chính chưa phân định được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cấp, của từng người công chức (lãnh đạo cũng như chuyên viên).

Cơ chế Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ chưa được làm rõ, chưa được thể chế hóa. Có những việc phải tiến hành 5 - 6 cuộc họp: họp thường vụ, họp ban cán sự, họp thường trực ủy ban, họp ủy ban, nhiều việc phải đưa ra HĐND, họp triển khai ra sở ngành, quận, huyện... Mặt khác còn một nguyên nhân: chưa xóa bỏ được tư duy bao cấp trong quản lý, cái gì cũng muốn “ôm”, cái gì cũng đòi xin - cho, báo bẩm... Tóm lại là muốn giảm họp phải mạnh dạn giảm nội dung quản lý (theo xu thế cải cách hành chính).

Thứ hai, tổ chức quá cồng kềnh không theo nguyên tắc tổ chức liên ngành đa lĩnh vực.

Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn các bộ phận chưa rõ ràng và nhìn tổng thể bộ máy quá cồng kềnh chồng chéo, quá nhiều ban bệ. Đã đẻ ra bộ máy thì phải giao việc, không có việc thì đòi việc, đòi được tham khảo ý kiến, trình bày chính kiến, đòi có vai trò... những chuyện này thường được xử lý cho thỏa mãn bằng các cuộc họp, nếu không sẽ đẻ ra những rắc rối nội bộ. Bộ máy quá cồng kềnh tất không tránh khỏi giẫm lên chân nhau để rồi lại phải giải quyết bằng các cuộc họp triền miên. Giải pháp là tổ chức các cơ quan quản lý nhà nước theo mô hình liên ngành đa lĩnh vực, giảm các đầu mối.

Thứ ba, đội ngũ cán bộ công chức.

Chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách chưa được làm rõ, cán bộ, công chức thiếu năng lực nên không dám quyết đoán, không dám chịu trách nhiệm... kéo tập thể vào, sinh ra họp hành.

Hơn thế nữa, hệ thống pháp luật không rõ ràng, rối rắm nên khi hành xử công việc có lúc được coi là năng động sáng tạo, dám nghĩ dám làm, nhưng nhiều khi cùng việc như vậy lúc “bể chuyện” lại bị cho là cố ý làm trái, gây hậu quả... Công chức thấy không được bảo vệ, tốt hơn hết là tự bảo vệ mình bằng cách tổ chức họp để kéo nhiều người vào cùng chia sẻ trách nhiệm khi cần thiết.

***

Có ý kiến cho rằng cần sử dụng triệt để công nghệ thông tin để giảm họp. Công nghệ thông tin cần thiết cho công tác quản lý, nhưng đó chỉ là phương tiện, công cụ nên chỉ giải quyết được cái ngọn, không thể giải quyết được cái gốc là cơ chế. Phải tích cực cải cách cơ chế.

Cái gì của cơ chế, do cơ chế phải xử lý bằng cơ chế.