Bà B. đang chấp hành án tù ở trại giam tỉnh An Giang nên không thể có mặt để ký vào hợp đồng chuyển nhượng đất trước mặt người chứng thực. Tương tự, UBND xã P, huyện Lai Vung ngày 12-7-2012 cũng nhận được yêu cầu tư vấn việc bán đất giữa ông N.V.T. và bà N.T.D.. Nhưng ông T. hiện đang chấp hành án 7 năm tù tại trại giam Công an tỉnh Vĩnh Long.

Phóng to

Ở những địa phương đã có tổ chức hành nghề công chứng, khoản 2, điều 39 Luật công chứng quy định: “Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”.

Trên tinh thần này, ở những địa phương chưa có tổ chức hành nghề công chứng, thông tư 03 hướng dẫn nghị định 75 về công chứng, chứng thực cũng quy định: “Việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù có thể được thực hiện ngoài trụ sở”. Tuy nhiên, do chỉ là quy định chung nên UBND huyện Lai Vung sau khi nhận được yêu cầu của hai UBND xã đã gửi văn bản đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn trình tự thủ tục đối với việc chứng thực các hợp đồng đặc biệt.

Qua nghiên cứu, người viết nhận thấy cần quy định cụ thể đối với việc công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch khi đương sự đang chấp hành án tù giam. Chẳng hạn, ngoài các thủ tục cần thiết mà một công dân bình thường phải làm thì hồ sơ của người đang chấp hành án phạt tù giam còn cần những giấy tờ như bản sao giấy tờ tùy thân (người đang chấp hành án phạt tù nộp kèm đơn xác nhận của quản lý trại giam về việc đang chấp hành án ở trại giam đó).

Cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực có thể gửi công văn đến ban quản lý trại giam nêu rõ việc đang tiếp nhận và thực hiện yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà một trong các bên tham gia giao dịch là người đang chấp hành án tại trại giam, đồng thời đề nghị được gặp gỡ người đó để thực hiện công chứng, chứng thực.