Hiện nay, xét trên cơ sở pháp lý thì chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định phó bản là gì hoặc cách sử dụng phó bản như thế nào. Trên thực tế, hiện có một số cơ quan cấp phó bản khi bản gốc mất hoặc có một số cơ quan cấp bản chính kèm theo phó bản và đóng dấu trên đó là phó bản. Vì thế phó bản không thể thay thế bản chính.

Nghị định 79 của Chính phủ quy định chỉ được chứng thực bản chính. Hiện rất có nhiều cơ quan không chứng thực phó bản vì đây không phải là bản chính, cũng không có định nghĩa phó bản là bản chính hay là loại giấy tờ gì. Phó bản được hiểu là bản sao từ sổ gốc chứ không thể là bản chính được. Tuy nhiên, hiện cũng có hai quan điểm khác nhau, có quan điểm đồng ý chứng thực, vì nếu không giải quyết thì dân rất khó khăn; quan điểm khác lại không chứng thực vì không có cơ sở pháp lý. Trường hợp như trong bài báo nêu người có bằng đại học phó bản có quyền đề nghị trường học cấp bản sao từ sổ gốc, vì bản sao thì xin cấp bao nhiêu cũng được.

Trước đây chúng tôi đã đưa vấn đề phó bản vào dự thảo thông tư, nhưng một số ý kiến cho rằng vấn đề này quá cá biệt và không nên quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, vì sẽ tạo ra tiền lệ người ta sẽ dùng phó bản. Chúng tôi sẽ đưa vấn đề này ra báo cáo lại và bàn hướng xử lý.

Về việc giấy khai sinh có ghi nháy “1-2kg” thì cán bộ phường từ chối không chứng thực là đúng, vì việc ghi thêm vào giấy khai sinh này thuộc trường hợp bản gốc bị thêm bớt, tẩy xóa, sửa chữa... cán bộ chứng thực có quyền từ chối.