Ông Từ Dương Tuấn - Ảnh: N.Hà

- Theo quy định, chỉ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật quy định thủ tục hành chính yêu cầu thành phần hồ sơ phải có bản sao có chứng thực thì người dân mới phải nộp bản sao có chứng thực. Còn tất cả thủ tục chỉ quy định nộp bản sao thì người dân có quyền lựa chọn nộp một trong ba bản sao: bản sao từ sổ gốc, bản sao kèm theo bản chính để người nhận hồ sơ đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực.

Nghị định 79/2007 của Chính phủ về chứng thực đã hạn chế tối đa tình trạng yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực các loại giấy tờ tràn lan nên đã quy định chặt chẽ như trên. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao là phải đối chiếu với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đối với bản chính các loại giấy tờ, chứ không được yêu cầu dân phải nộp bản sao có chứng thực.

Hiện nay hầu như thủ tục hành chính quy định các loại giấy tờ có trong hồ sơ đều không cần phải chứng thực. Nếu trong thủ tục chỉ ghi bản sao mà người tiếp nhận yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực là sai quy định.

* Loại bản sao nào có mức độ tin cậy cao nhất, thưa ông?

- Thực chất ba loại bản sao trên đều có mức độ tin cậy như nhau. Bản sao có chứng thực có thể bị làm giả hoặc bản chính đã bị hủy, bị thu hồi, bị thất lạc... Trong khi đó, bản sao có bản chính đi kèm đạt độ tin cậy cao hơn, người nhận hồ sơ tiếp cận được với bản chính, đối chiếu và kiểm tra được độ chính xác.

* Nếu việc đối chiếu bản sao với bản chính có lợi hơn thì tại sao nhiều nơi tiếp nhận hồ sơ của dân không áp dụng?

- Trước đây chứng thực bản sao do các phòng công chứng thực hiện đạt độ tin cậy cao nên các tổ chức muốn nhận loại bản sao có chứng thực (còn gọi là có công chứng). Ngoài ra, do người tiếp nhận hồ sơ có tâm lý sợ trách nhiệm nên buộc người dân phải đi chứng thực bản sao để đẩy trách nhiệm này cho đơn vị chứng thực bản sao (thường là UBND cấp xã, phường). Bên cạnh đó, nhiều người tiếp nhận hồ sơ sợ mất thời gian đối chiếu bản sao và bản chính, nhất là những hồ sơ có nhiều loại bản sao. Trường hợp này, người tiếp nhận hồ sơ đẩy khó cho người dân, giành phần thuận tiện cho mình.

* Một số cơ quan, đơn vị chỉ nhận bản sao có chứng thực trong thời hạn ba tháng hoặc sáu tháng, có đúng không, thưa ông?

- Pháp luật hiện hành không có quy định nào hạn chế thời gian sử dụng bản sao đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Vì vậy, các cơ quan từ chối nhận bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc quá sáu tháng, quá ba tháng là sai quy định.

* Sở Tư pháp TP sẽ rà soát, chấn chỉnh việc yêu cầu bản sao có chứng thực như thế nào?

- Không phải đến khi Thủ tướng Chính phủ có chỉ thị 17 thì Sở Tư pháp TP mới tham mưu UBND TP rà soát mà đã thường xuyên làm công việc này trong quá trình góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của địa phương và trung ương, đồng thời tham mưu cho UBND TP ban hành chỉ thị về nội dung này. Hiện nay Sở Tư pháp TP đang kiểm tra, khảo sát, đánh giá về mức độ lạm dụng yêu cầu chứng thực bản sao trên địa bàn cùng với đoàn kiểm soát thủ tục hành chính đối với các sở ban ngành trên địa bàn TP theo chỉ đạo của UBND TP để tham mưu cho UBND TP kế hoạch chấn chỉnh việc lạm dụng bản sao có chứng thực một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, thực tế các tổ chức xã hội hoặc các doanh nghiệp có thói quen yêu cầu người nộp giấy tờ phải nộp bản sao có chứng thực như nộp hộ khẩu, CMND khi xin việc. Đây là quy định riêng của các tổ chức, Nhà nước không can thiệp được.