Một khu nghỉ dưỡng cao cấp được chọn tham gia phục vụ các nguyên thủ tham dự Tuần lễ cấp cao APEC 2017- Ảnh: KND cung cấp

"Chỉ có một lần để thể hiện mình"

Đó là nhận định của ông Lê Công Dũng (thành viên Ban thư ký APEC 2017) khi trò chuyện với hơn 600 giám đốc khách sạn tại Đà Nẵng có tham gia phục vụ Tuần lễ cấp cao APEC 2017. Theo ông Dũng, trong số 10.000 đại biểu của 21 nền kinh tế tham dự sự kiện này có khoảng 3.000 đại biểu nước ngoài.

Trong đó, thông tin mới cập nhật thì đoàn Mỹ sẽ có số lượng đông nhất với 1.200 người tham dự, tiếp theo là đoàn Nga và đoàn Trung Quốc với số lượng khoảng 600 người mỗi đoàn.

"Đây là cơ hội hiếm có cho các khách sạn tại Đà Nẵng thể hiện mình. Việc "ghi điểm" với các đoàn khách nguyên thủ sẽ giúp thương hiệu của các khách sạn lan ra thế giới"- ông Dũng nhận định.

Ngoài cơ hội phục vụ lưu trú có lãnh đạo 21 nền kinh tế tham dự APEC 2017, gần 600 khách sạn khách sẽ có cơ hội tham gia phục vụ đoàn tùy tùng, phóng viên và các bộ phân liên quan đến từ các nền kinh tế.

 Ngoài việc đầu tư cải tạo cơ sở vật chất để đón khách VIP, Sở Du lịch Đà Nẵng đã phối hợp với các đơn vị tổ chức 10 lớp tập huấn cho các cơ sở lưu trú. Trong đó có mời trực tiếp các bộ phận nghiệp vụ từng tham gia phục vụ Tuần lễ cấp cao APEC 2006 tại Hà Nội vào Đà Nẵng chia sẻ kinh nghiệp phục vụ các đoàn khách nguyên thủ.

Theo ông Lâm Quang Minh, giám đốc Sở Ngoại vụ, Phó Trưởng Ban chỉ đạo APEC 2017 TP Đà Nẵng thì việc được chọn đăng cai tổ chức sự kiện mang tầm quốc tế sẽ là "cú huých" để thành phố quảng bá văn hóa, con người, các tiềm năng kinh tế - du lịch. Đồng thời là cơ hội để mở rộng kinh doanh cho doanh nghiệp địa phương và cơ hội để phát triển nguồn nhân lực thông qua việc tổ chức một sự kiện quy mô quốc tế.

Hoạt động đào tạo nghiệp vụ đầu bếp nấu các món Á-Âu tại Đà Nẵng để phục vụ APEC 2017- Ảnh: TRƯỜNG TRUNG

Trong đó ngành du lịch được kỳ vọng sẽ khai thác rất nhiều lợi ích thông qua sự kiện này. Với khoảng 10.000 đại biểu quốc tế sẽ đến Đà Nẵng trong sự kiện Tuần lễ cấp cao APEC 2017, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú, nhà hàng, vận chuyển hành khách, các công ty tour, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ hội nghị, hội thảo… sẽ có cơ hội lớn để khai thác kinh doanh. Các doanh nghiệp du lịch cần nắm vững các yêu cầu, tiêu chuẩn của các đoàn khách quốc tế, đặc biệt là các đoàn quan chức cấp cao, doanh nghiệp lớn từ các nền kinh tế thành viên để đảm bảo cung cấp dịch vụ ở mức độ tốt nhất.

Chuẩn bị tâm lý cho khách sạn

Theo bà Trương Thị Hồng Hạnh, phó giám đốc Sở Du lịch TP Đà Nẵng, 600 khách sạn đều có cơ hội đón khách quốc tế trong dịp TLCC. Do vậy việc chuẩn bị phải được các khách sạn lo chu đáo, đặc biệt là nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên chuyên phục phục vụ khách VIP và VVIP.

 "Ngoài nghiệp vụ khách sạn theo tiêu chuẩn thông thường các khách sạn phải chuẩn bị nhân lực kết nối thông tin để kịp thời cập nhật lịch di chuyển của nguyên thủ, lịch cấm đường và các quy định bảo mật thông tin nghiêm ngặt của các đoàn. Trong trường hợp các khách sạn thiếu nhân lực cần phải báo gấp để chúng tôi chủ động liên hệ với các đơn vị kịp thời bổ sung người"- bà Hạnh nói.

Theo bà Hạnh, quá trình khách lưu trú, vì an ninh nghiêm nên tuyệt đối không có các hành động bất thường, không tự ý chụp hình khách khi chưa được đồng ý, không đưa tin thực đơn của khách lên mạng xã hội... 

"Phương châm phục vụ là nhanh nhưng phải chính xác đồng thời tuyệt đối tuân theo yêu cầu của người phụ trách đoàn. Đặc biệt phải túc trực 24/24 để đảm phục vụ khách bởi lịch trình di chuyển sẽ thay đổi liên tục"- bà Hạnh cho biết. Sở Du lịch Đà Nẵng cũng đã gởi đến bộ khung tiêu tiêu chuẩn phục vụ khách TLCC, trong đó nhấn mạnh các lưu ý về tâm lý và quy trình phục vụ.

Được mời chia sẻ kinh nghiệm với hơn 600 giám đốc khách sạn tại Đà Nẵng, bà Đỗ Hồng Xoan, chủ tịch Hiệp hội khách sạn VN kể khi còn được giao phục trách đón các đoàn khách tham gia TLCC APEC 2006 đã có rất nhiều chuyện "dở khóc dở cười". Do vậy bà Xoan cho rằng khâu chuẩn bị tâm lý cho các khách sạn là vô cùng quan trọng.

Việc chuẩn bị tâm lý cho nhân viên khách sạn khi tham gia phục vụ đoàn của lãnh đạo các nền kinh tế là rất cần thiết để du lịch Đà Nẵng thể hiện sự chuyên nghiệp của mình- Ảnh: KDL cung cấp

Bà Xoan cho rằng ngành du lịch có thể gây ấn tượng với khách từ những thể hiện nhỏ nhất. "Nguyên thủ xuống xe người đầu tiên họ gặp chính là người mở cửa. Vậy mà có anh lui cui ra cửa trước mở trong khi "chủ thể" ngồi ở ghế phía sau bên phải. Nhân viên buồng phòng lẽ ra trước khi vào phòng phải gõ cửa trong bất cứ hoàn cảnh nào thì lại có người bỏ qua việc này vì không cập nhật kịp thời lịch đi đến của khác, từ đó xảy ra nhiều cảnh oái ăm mà không ai muốn nhắc lại. Do vậy tôi muốn nhắc là phải chuẩn bị tâm lý kỹ và tuyệt đối tuân thủ các quy trình nghiệp vụ trong bất cứ trường hợp nào"- bà Xoan nhắc.

Cũng theo bà Xoan, quá trình phục vụ khách APEC, phải tuyệt đối tuân thủ yêu cầu của phụ trách đoàn, không tự ý làm mà không hỏi trước.